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并不是所有企业都能够通过扁平化管理解决自身的管理问题,要想使扁平化管理在企业发挥作用,以下几个条件应该比较成熟。
1.能突破传统的管理理念和文化束缚,形成系统的管理理念。
经过五千年封建等级制度熏陶的中国人,形成了“民可使由之、不可使知之”
的“上智下愚”
的传统管理文化和高度森严等级制、塔式管理模式,众多层次的中层管理者在这样的体系中可以相对承担较少的责任和风险,实施大幅削减中间管理层的扁平化管理必定会受到他们思想上和行动上的抵制;长期奉行的管理幅度理论也将影响扁平化管理的实施。
而扁平化管理旨在打破原有的中间管理层次,直接以优化的系统结构快速适应市场变化,因此系统观念必须养成。
学习型组织的创始人彼德·圣吉在他所提出的五项修炼中,重要的一条内容就是“系统思考”
。
用系统论的观点思考问题,企业组织就不会狭隘地形成各部门、各子公司之间信息、资源互不连接的孤岛。
系统论专家、创始人冯·伯塔郎菲认为,管理人员应用系统论的方法就可阐明组织系统的目标,确定评价系统工作成绩的标准,并将企业与各种周边环境更好地联系起来系统地考虑问题,最优化地解决问题。
因此,系统论在企业各管理层的接受程度将直接影响到扁平化管理的推行效果。
2.管理流程能较好地实现扁平化设计。
美国管理学家德鲁克在较早时期就运用了一个交响乐团的例子来说明组织的“扁平化”
特征,他指出:几百名音乐家能够与他们的首席执行官一起演奏,是因为大家共同使用着同一张总谱。
这张总谱就是一个流程,所有的音乐家拿到它就知道该在何时干何事。
企业扁平化管理也需要每一个岗位拿到一张管理流程的“总谱”
,不管换了谁拿到流程图就知道自己该干什么。
让我们来看看美国圣莫尼卡高速公路事件,你就能明白管理流程扁平化的重要作用。
1994年1月17日,圣莫尼卡高速公路的一座大桥在洛杉矶地震中倒塌了,这一事件迫使几百万驾车者改道上班,洛城交通因此造成大规模塞车。
加利福尼亚交通部官员起初预测修复高速公路得花12至18个月。
考虑到交通受阻带来的严重后果,加州交通部表示将把合同交付给能够在6个月内完成公路修复工程的承包商,并将集中力量不惜代价尽快完成此工程。
修复工作最后仅花了短短的66天。
这一奇迹通过改变以往的审核流程得到了实现:加州交通部门派工作人员携带施工计划及说明书乘飞机去与承包商洽谈,这样五位承包商同时获得了相同的信息,标价的审定及合同签订在同一天完成。
设计组于6天内将施工图送交承包商,通常这需要约9个月时间。
原来,桥梁建设计划一般由加州交通部审核(此过程需要几周甚至几个月);然后同级部门复审(花去更多时间);最后复审的计划送交承包商进行投标。
而这一次,在交通部门批准的同时承包商已得到施工计划,准备就绪,同级复审与工程开工同步进行。
为了防止突发事件及不确定因素,加州交通部门的特派工程师和政府监督员随后就被派驻公路建设现场,负责整个建设过程,这些安排都大大减少了工作审批时间。
在企业管理流程扁平化设计中也需要如此,一切都服务于流程的简化,根据企业目标进行管理业务流程的总体设计,使总体业务流程达到最优化,这是组织设计的出发点。
按照优化管理流程设计尽可能少的管理岗位,这时职能部门的作用就是高层管理和决策者进行经营管理的助手和基层业务部门的服务者,设计出每个岗位最简洁的操作程序,一切工作均按最优工作流程来设计和执行,用工作规范将其固定下来,在流程中加强对业务的监督和风险的控制。
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