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正文由发文缘由、报告事项及结尾组成。
（1）发文缘由。
发文缘由通常写明为什么写这份报告，报告的目的，或概括地提示报告的主要内容，或简要介绍所报告的事项、情况等。
（2）报告事项。
这是报告主干部分，不同类型的报告写法也有所不同。
汇报工作报告事项一般包括工作所取得的成绩、经验与问题。
工作成绩要求写出做的主要工作，采取的主要措施，取得的成效；经验是对所取得工作成绩的规律的认识与总结；问题是指工作中的缺点、不足或遇到的困难。
反映情况报告事项须将突发事件的原委、经过、结果、性质与建议表述清楚。
根据事件内容，其陈述可以采用横式结构，也可以采用纵式结构。
范文阅读2采用纵式结构，汇报了火灾的发生、救灾经过、善后处理、损失情况都陈述得一清二楚。
范文阅读3采用了横式结构，主要从十二个方面报告了“2010年环保世纪行”
检查活动整改落实情况。
回复询问报告事项的主体是答复上级机关所询问的事项。
回复询问事项要针对所提问题进行答复，问什么答什么。
既不要所答非所问，也不要擅自主张，借题发挥。
（3）结尾。
结尾有两种写法：一是写今后工作的意见。
为了配合领导工作或协助领导决策，在陈述完报告事项后，或说明今后的打算。
但注意此部分应简洁，避免芜杂。
二是不写今后的工作意见，写尾语，如“特此报告”
“专此报告”
“请审阅”
“请指正”
等。
注意事项
（1）报告事项真实。
报告是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文，报告事项务必真实，不能为了取悦上级，报告事项与事实不符。
（2）报告时间及时。
报告的目的是为了使上级机关了解下级机关的情况，违反了时效性，报告也就失去了意义。
（3）不得越级报告，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送报告。
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