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09.规格程式化，避免反复操作同一件事
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有些工作需要发散性思维，拿出颇具创意的成果；但也有一些工作，需要进行规格化和统一化，避免反复操作同一件事而浪费不必要的时间。
那么实际工作中怎样才能避免重复操作呢？
·同样的文字需要多次书写时，可选择制作一枚橡皮章
某事务所的工作人员，为了提高办事效率，制作了许多不同的橡皮章，包括年月日章、裁决章、住址章、姓名章，等等。
这样一来，当需要附加哪一类内容时，可以直接用橡皮章盖上，省去了手写的时间，提高了工作效率。
不仅仅是橡皮章，所有能将作业统一化，并积极导入格式化的工具，都能够提升工作效率。
那些需要经常书写同样内容的文件，在文件印刷时就可以印上该文字或数字，这样会方便很多。
而且，有了这样的工具，不必步步请示，任何人都能够独立完成。
·资料不能直接剪贴使用，要用统一规格复印后再保存
现代办公室中，复印机是很常见的工具，活页复印可以方便储存、整理大量的情报，有效地减少时间和精力的支出。
复印这项工作很简单，但复印后的整理工作，许多人做得都不太理想。
即便是把重要的情报影印了，如果处理工作没有做好，也可能会导致复印没有意义。
有些人在杂志上看到有用的消息，将其复印存档，但请注意：至此，资料收集的工作并没有完成。
影印的目的是为了方便情报的使用，达到东西一取出即能用的程度，如果把东西简单地粘贴在一个本子上，很难更换和添加；放在文件袋里，又不太好找。
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