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1.诚实
不是所有的听众能够看穿虚假信息。
但是如果一个组织因为虚假信息被发现，这造成的损害甚至大于说出一个不好听的事实。
诚实是组织对外部受众和内部受众的沟通活动的基本价值和指导原则之一。
2.清楚
自以为表达得清楚，在与外部受众打交道时并不够。
就像我们会认真解读重要的内部信息一样，我们也应该对外部受众进行测试，确保他们按照期望的方式理解信息。
对于公司来讲，可以采用访问的方式来测试。
3.一致
一致性对于组织传达的信息是至关重要的。
内部和外部信息必须一致。
同时，通过不同平台给不同受众群体传递的信息也要保持一致。
一致性不是说对于不同利益相关群体信息都要一模一样。
针对不同群体的措辞可以不同，着重点也可以有区别，用来适应不同利益相关群体的不同的需要和兴趣，但是核心信息必须保持一致。
4.有意义
最后，信息必须是有意义的。
公司的外部信息常常会被冲淡，变得无法传达实质性意义。
这种对于信息的削弱在危机时刻表现得尤为明显，在其他时候也存在。
有时候，组织没有花足够时间决定它想传达的内容。
还有时候，组织有意含糊其辞或者让信息看起来很含混，以避免发出负面信息，或者避免可能的法律责任，或者掩饰真相。
（二）良好的自我形象
首先要注意，对外发言的领导者级别要与信息匹配，发言人本身的级别就能传达出一些信息。
比如，如果发言人的级别相对于所传达的信息过高，可能暗示问题比表现出来的更重要。
如果这个人级别太低，可能表明组织觉得问题不足以重要到占用首席执行官的时间。
其次，发言人必须展现积极的气质。
其信誉感必须是无可辩驳的，不然所传达的信息就不会被接受。
气质一方面与发言人公共形象有关，另一方面也和他多么接近事件有关。
例如，在水管爆炸这样的危急时刻，一个在现场的工程师可能有第一手信息，可以就事情的起因和机械问题向媒介做出更专业的回答；医务人员可以更好地回答受伤人员的情况；根据爆炸的严重程度，公司的最高层管理者可能需要向受伤者表达关心。
决定谁来发言并不容易，可能需要花费像制定信息时一样的心血。
（三）建立有效的信息传播渠道
外部关系中另一个重要部分就是选择最有效的媒介或论坛与利益相关人沟通。
一个组织通常会使用许多媒介进行外部联系，这取决于所沟通的事件的重要性和范围大小。
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