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主持人引导所有人员打破拘束、畅所欲言，倾听各种不同的声音。
主持人提示发言人重复的内容不讲，以节省时间。
第五，主持人简要概括大家的发言、本次会议的共识，说明对学校发展规划将要做的修改与完善。
并对大家的参与表示感谢。
一般而言，社区大会的规模以60～120人以内为最佳，参与者所代表的群体应多样化，各个利益相关者群体都应有代表参加。
会议的具体时间和地点，由学校根据教育教学安排情况具体确定。
为了使社区大会开得有条不紊、取得良好效果，学校还需要重点做好以下几个方面的工作。
第一，要确定好大会的规模、时间、地点，布置好会场、准备好会标，准备好扩音器、照相机等设备。
第二，要用书面（邀请函）或口头形式（电话等）通知已确定的代表参会，也可通过学生通知或社区委员会通知，也可以派专人通知。
第三，要安排好大会主持人、记录人，以及小组记录人等，确定好会议议程。
第四，需要特别关注弱势群体的参与，必要时可以进行单独分组，或鼓励他们书写出自己的意见与想法，避免歧视、忽视等现象的发生。
第五，社区大会前准备好必要的参会人员登记表、学校发展规划完整本文、访谈提纲、草稿纸等。
（二）学校发展规划培训
培训工作是整个学校发展规划制订和实施的关键，培训效果的好坏直接决定学校发展规划文本的制订及实施效果。
培训一般包括两个部分：首先是学校的校长或部分教师先行接受培训或自学，通过培训或自学全面接受和掌握学校发展规划的理念、内容和重要技术；其次是校长和骨干教师回到本校对全体教师及相关人员再进行培训、辅导。
由于对学校发展规划（SDP）的理念、技术等比较陌生，不容易被迅速理解和接受，因此，建议校长和其他学校管理者一起组成骨干小组，先进行学习和研究，在深刻理解学校发展规划的理念、内容，充分掌握其技术、操作程序的基础上，组织全校教师和社区群众进行系统的以学校发展规划为主要内容的培训和学习。
这样的培训不一定要一次完成，可分不同阶段、分期进行，而且培训也不应局限于学校发展规划的初期准备阶段，也可以在规划初步形成后、实施过程中有针对性的进行。
培训形式可以灵活多样，避免授受式的说教，建议采用互动、研讨式，使之成为校本教研或校本研修的一个重要内容。
通过培训不单让教师们了解其意义、理念，掌握学校发展规划的相关技术、方法，更重要的是让教师们能理解、接纳并认同学校发展规划，成为行动的指南，使他们愿意并自觉参与到学校发展的全过程之中，成为学校管理的主人，促进学校发展。
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