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研究表明，在一个高效能的时间管理组合中，重要紧急事情所用时间应占总时间的比例为20%～30%，重要但不紧急事情为50%～60%，剩余两类事情所占比重不超过30%。
这在一定程度上说明危机处理与规划的重要性。
如何做到高效的时间管理呢？应把握如下原则：对重要紧急的事情应“马上就做”
；重要但不紧急的事情可以“定出做的时间，待会儿做”
；对于不重要但紧急的事情，可以授权让他人去做；对于不重要不紧急的事情，就不要去做了。
3.安排弹性的日程
每个人难免会遇到一些意外的情况，所以在安排日程的时候，一定要给自己留出足够的弹性。
如果事先把自己的所有时间段都安排得满满的，那你很可能无法完成预期的任务。
结果在一天结束的时候感到非常的沮丧、焦虑，甚至是紧张。
将任何事情的预计时间留宽裕些，你便能避免延误，不必要的匆忙，以及令人不快的失望。
同时，太过于匆忙的生活会让我们感到巨大的压力并且会降低效率，对身体也有很大的危害。
给自己留点宽裕的时间，这个技巧不仅适用于工作，也适用于家庭生活。
每天会有很多计划外的事情发生，想想看，你要接电话，查邮件，接待朋友……这些日常活动都会占用你的时间。
由经验得知，虽然你不可能预料到自己每天都会遇到什么事情，但是在大多数情况下，你会遇到一些意外的事情来打断原定的计划。
所以你需要一些空闲时间来处理那些不期而遇的问题或者是去把握任何新出现的机会。
怎样为自己留出宽裕的时间呢？首先将你认为能完美完成的一项计划所需的时间总结出来，然后预计如果受到打扰或耽搁，还需要花费多长时间。
预计要充分一点，最好把截止日期这项外在的因素一并考虑进去。
比如某些管理者在安排工作时就会充分利用这一技巧，某项任务的期限是三个星期后，但是他考虑到他的下属总是拖一两天才能匆匆忙忙把方案交给他，故在分配任务时，他告诉下属，这项任务的截止日期是两个星期后。
这样安排，即使下属再次拖延，也不会影响到最后的工作效果。
4.学会说“不”
我们身边的人总是想吸引我们的注意力，希望在他们身上多花一些时间。
比如，配偶希望我们多花一些时间打扫房间，父母希望我们经常回家看看他们，朋友希望能经常听到我们的问候……当我们满足了他人的要求时，他人会感到满足，但是当他人的要求和我们自己的安排相互冲突的时候，我们内心会感到不安，不知道该怎么分配我们的时间。
当我们关注他人的需求的时候，不要忘了我们也同样拥有合理的权利、需要的欲望，因此我们要善待自己，必要的时候要学会说“不”
。
虽然这只是一个简单的字，但如果使用得当而且及时的话，它可以帮助你节约很多时间。
千万不要让别人的一些无谓的要求消磨掉你的宝贵时间，在拒绝的时候一定要坚决果断。
但是要做到这一点似乎并不容易。
当你正在忙的时候，某人让你帮忙买机票，你可以告诉对方，我知道这件事情对你很重要，可我现在确实很忙。
如果愿意的话，你还可以向对方表示歉意，并告诉他你现在都在做什么，或许他也能设身处地为你着想。
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