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办公自动化1(第6页)

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精密型激光照排系统指计算机与激光照像设备相连接而组成的精密型汉字编辑排版系统。

一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。

·数据处理技术

(1)数据库管理系统软件

数据,指编码后的信息,广义而言,对所有数字化了的信息,例如数值、文字、图形图像、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。

在办公室环境下,数据处理常专指各类事务信息管理、报表统计、账目计算、信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用。

其主要特点是计算机对大量结构性较强、业务程序较明确的信息(数字和文字)进行处理。

一般说来,数据处理包括数据的收集、存储、分类、排序、比较、检索、计算、编排、输出、传递等基本环节。

数据库是计算机存储器中合理组织、相互关联的数据的集合。

这些数据具有冗余度小、数据的存储独立于使用它的程序,具有可共享性等特点。

在数据库中存储的大量数据与管理这些数据的专用软件系统及相应的硬件设备构成一个完整的系统,称为数据库系统。

其中,管理数据库系统的专用系统,即实现数据库的定义、建立、管理、维护功能的软件包就是数据库管理系统。

数据库中存储的是经统一定义、规范化的记录性文献,或称库文件。

数据库的检索查询依赖于库文件的格式与组织。

一般而言,数据库的检索可分为关键字检索、逻辑条件表达式检索以及主题检索等。

关键字检索根据用户给出的某一关键字的值,即可找出满足其要求的记录。

逻辑条件表达式检索根据记录中关键字之间的逻辑关系,通过逻辑运算,即逻辑与、或、非的组合运算,查找符合条件的记录。

逻辑条件表达式检索能提供对所查找文献的较丰富的信息,在查准率方面大大强于单一关键字检索。

主题检索能提供有关文献内容的深层检索,但在文献的前处理方面的技术要求和投入成本都较高。

(2)全文检索系统软件

信息检索可分为两大类:一类是受控词汇的检索,即数据库的检索,这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作,所需人力和时间的投入极高;另一类就是全文检索,这是一种非受控词汇的检索,其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理。

具体而言,计算机文本无需作任何数据库文件结构设计、主题标引和格式修改,因而避免了二次加工的人力和时间的大量投入。

全文检索系统可以检索一切存在于计算机中的文本,可实现大容量大范围全文快速检索,可实现任意字、词逻辑组合检索,可实现中、西文混合检索,可实现文本标题、日期、文件名综合检索,可实现屏幕捕捉、逐步逼近、模糊检索。

全文检索系统软件具有以下基本功能:可按字、词检索;可按日期查询;可按记录名查询;可按逻辑组合查询检索;可从屏幕捕捉字词查询检索等方式和途径找到所需的信息。

(3)数据库管理系统开发工具软件

由于以数据库系统软件开发的大量管理信息系统在本质上具有共性,这使得在技术上以计算机标准化和模块化的自动编程来代替大量简单、重复和繁琐的手工编程成为可能。

即由人一机交互的、由人给出设计要求和具体参数,由生成工具软件完成编程的工作方式取代了传统手工为主的编程劳动。

其优势是提高了工作效率,缩短了开发周期,免除了程序的反复调试过程,简化了系统的维护。

特别有意义的是使得业务和管理人员可以方便地开发出符合自己需要的系统,而不必在计算机编程方面有很专业的知识和投入很大的精力。

这一类工具软件的出现,摆脱了长期以来在计算机应用领域存在的开发与应用脱节的困境,解决了影响和制约计算机应用的瓶颈问题,为信息化进程起到了有力的推动作用。

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