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比如，公司制度规定对所有的来电都要认真记录，并在24小时之内予以分类处理。
但实际上，你的接线员或者相关负责人员未必真的如规定所说。
系统损耗的原因有很多，他们会找到很多理由来解释他们的损耗：
（1）我们没有适时的监督和审查系统；
（2）我们没有安排新员工的人职培训，没人教他们正确的使用系统；
（3）我们（管理者）不了解系统的使用情况，即使有人不遵守规则，而我们也以为系统得到了正确的使用；
（4）我们这个部门每个人都有自己的工作方式，等等。
使用和不使用系统你可能会觉得没有明显的差异。
但要切记：政策和实践之间不可避免地存在着差距。
如果企业的规则或系统不能得到始终如一的贯彻，企业的业绩就达不到高效的发展和预期的效果。
时间久了，你就会听到客户的抱怨：“你们根本就不在乎我们，对我们的建议似乎无动于衷。”
或者是“我们下一次不再和你们合作了，，要另换一家公司”
。
消除系统损耗可以提高企业的利润、服务水平以及工作效率。
事实上，很多企业由于系统损耗而导致了成本不断增加，从而造成大量的浪费，其数额甚至不少于企业每年的净利润。
四、避免无效会议
所有人都有过开会的经历，大会小会，有些企业甚至不论什么事都要开会解决。
而往往很多时候，会开完了，事情不审悬而未决，时间就在你一言我一语中浪费掉了。
而往往很多人为了开会，要把自己正在做的事放在一边，这样一来，严重影响企业的运营效率，而且无聊的文山会海会降低士气，给企业带来不良影响。
如果你的企业会务过多，又看不到开会的成绩，那么几乎可以肯定是你的通讯系统运用不得当。
电话和互联网可用来替代很多会议。
及时打电话或者通过互联网沟通可以把问题消灭在萌芽状态，用不着等到它已经成为问题了再去召开会议。
如果你认为的确需要面对面的会议，那就站着开吧。
因为不大舒服，站着开会不会让人们感到不愉快，因为他们知道会开不长，不会觉得时间被浪费掉了，反而会热情地参与。
鼓励这种**，站着开会能产生更好的决议。
当然，还可以制定一些会议原则，比如：
（1）尽可能地在一间屋子里，以尽量少的人数做出决定。
绝对不要出于礼貌或对其头衔的尊重而请什么人参加会议。
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