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还有一些特别会议，不是定期召开的，而是有必要时随时召集。
比如要定购大型设备，出现重大事故等都要召开这类会议。
3．项目信息归档与利用
对于收集到的资料数据，首先要经过鉴别、分析、汇总、归类，作出推测、判断、演绎。
这是一个逻辑判断推理的过程。
因此，必须做好会计核算、统计核算和经济活动分析等工作，这可借助于计算机进行。
然后，要把有价值的原始资料及加工整理的信息积累起来，以备查阅。
手工管理的信息可用“档案”
法存储。
在现代应尽量采用电子计算机数据库或其他缩微系统，以节省存储时间和空间。
不论存入档案库的资料还是存人计算机的信息，事前都必须做好分类编目，其目的在于方便查找和提取。
因此，要建立健全的检索系统，即使报表、文件、资料、人事和技术档案保存完好，又要方便检索。
项目信息管理的最终目的还是要使信息充分发挥作用。
这就要求信息传递过程中尽量避免信息的失真和损耗；还要求信息的接收者分类对待各种信息：有些是要及时传送出去，有些是只收不发；有些是必用的信息，有些是参考信息。
专业人员和主管人员，应依据收到的信息作出快速反映，从而决定管理行动。
4．项目信息管理系统的建立
·建立项目信息管理系统的目的
项目信息管理系统能及时、准确地提供施工管理所需要的信息，完整地保存历史信息以预测未来，为项目经理提供决策的依据，还能发挥电子计算机的管理作用，以实现数据共享、综合应用’。
·建立项目信息管理系统的必要条件
首先，应建立科学的项目管理组织体系。
要有完善的规章制度，采用科学有效的管理方法；要有完善的经济核算基础，提供准确而完整的原始数据，使管理工作程序化，报表文件统一化。
而完整的、经编号的数据资料，可以方便地输入电子计算机，从而建立有效的信息管理系统，并为有效地利用信息创造条件。
其次，要有创新精神和足够的信心。
这是因为，建立项目管理信息系统，涉及到许多复杂问题，会遇到许多困难，要投入大量的人力和时间，还要改变许多不合理的管理习惯，如果没有创新精神和坚定的信心，就会半途而废。
所以，项目经理应高度重视这项工作并给予物质、资金、人力和时间等方面的支持，疏通各种关系，协调各个环节，使这项系统工程顺利完成。
在使用中要加强领导，不断完善现有的管理信息系统。
再次，要有使用电子计算机的条件，既要配备机器，也要配备硬、软件人员，以使项目管理信息系统能在电子计算机上运行。
没有电子计算机是不可能建立现代的项目管理信息系统的，也不可能实现信息管理工作的科学化和高效化。
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