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（2）对于需要回复或需主管指示的信件，可加注边上，供主管裁决。
2．回信事宜
·回信程序
在回信时，必须考虑信件的重要性与时效性。
有些信件只是简单的询问或例行通函，处理比较简单，可直接由办公人员回复。
有些信件，则需请示主管之后，才能回复。
有些甚至必须收集资料，并经主管审核后，才能回复。
要注意的是，不论简单或繁复的信件，在回信时，应仔细阅读，找出该回复事项，及该准备的资料，这样才不会遗漏。
回信的处理程序如下图所示，参阅图5-8。
写信时应把握主管的要求，交代事项不可遗漏，草稿间隔可放宽些，以利主管加入意见或修改。
若已获主管信任，则可直接打好，让主管过目即可签字或盖章，然后发文。
·信函种类
通常由行政办公室起草并寄发的信函，大致有如下十种：
（1）公司内部的备忘笺、便条。
（2）邀请函：邀请参加开会、宴会等。
（3）通告函：通知开业、地址或电话变更等。
（4）恭贺函：恭喜对方乔迁、开业等。
（5）慰问函：对于对方的不幸感到难过，并予慰问。
（6）感谢函：对他人的赠送或服务表示感谢。
（7）介绍及推荐函：介绍某人到对方公司参观，或拜访某一人员，请示对方予以便利或协助之信为介绍函。
推荐函则为推荐某人至对方公司机构任职、求学或受训等。
（8）拒绝函：拒绝对方的请求，必须注意礼貌。
（9）申请函：申请工作或加入某团体，资料必须齐全。
（10）回复来信：对于来信，须斟酌情况，妥善回复。
·回信须知
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