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写好一封回信，必须把握以下七点要领：
（1）完备。
所有的信都是为某种目的而写，信中所写内容不可有所遗漏。
如果一封信写得不完备，不但不能达到目的，还会引起相反的效果。
纠纷、诉怨或索赔，往往因不完备的通信而引起。
（2）清楚。
写信时应措词明白清楚，使阅读的人能立即明了内容，不致引起误会。
最忌模棱两可的表达方式。
（3）具体。
所谓“具体”
就是要言之有物，措词、文意切中要领，据实直陈，切忌空泛、抽象。
抽象的字眼非但人家不会相信，而且意义上也不正确。
（4）简洁。
书信应力求简洁，切忌冗长。
须知商场中人，业务繁忙，没功夫阅读连篇累牍的信。
因此，在词能达意的原则下，力求简单明了。
（5）正确。
书信写作，正确是不可或缺的要素。
内容不正确，易引起纠纷。
要避免夸张或过分含蓄，商界最重信用，骗人只能骗一遭，与其言过其实，将来失去信用，不如老老实实，不过分夸张，不过分含蓄。
（6）谦恭。
谦恭有礼是商场上的重要法则。
接待顾客固然要有礼貌，写信时也不能缺少礼貌。
有礼貌的信会博得收信人的好感。
但乱用恭敬的词句，也是不对的。
（7）体谅。
写信人在写信时，不能只顾从自己的立场出发，而应设身处地，为对方着想。
具体地说，提起任何事物，应少用第一人称，要把对方的利益放在读者眼前。
此外，在写信时要平心静气；措词要得体，口气要平缓；尽量不用艰涩的词汇，也不要用陈词滥调；回信要及时，答应的事不要忽略；寄信前再仔细检查一遍，看措词上是否会引起误解，是否有词不达意之处，行文是否完整，语气是否贯通；签了名没有，附件是否附上，信封地址是否正确等等。
一封完美的回信，确实不易。
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